MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Que es un manual de gestion documental?
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
INTRODUCCION
Implementar la gestión documental en prácticas
operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas,
las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes
clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área.
Organizar los documentos de manera
consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su
creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un
factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la
organización. Como parte de los documentos de este sistema,
el “Manual” de Gestión Documental es el documento que define la
estructura documental, las características y componentes necesarios para
evidenciar la operacionalización del Sistema de Gestión Integral.
OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma practica el programa de gestión
documental para orientar las áreas de Nuestra pyme y hacer más eficiente su implantación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Dar a conocer la importancia que tienen nuestros
clientes en nuestra pyme.
-Aplicar la normatividad vigente en materia de
organización, ventas y compra de materia prima.
-Determinar líneas de responsabilidad dentro de la pyme.
Alcance
Que todos nuestros productos
se vendan al precio estimado, de tal manera que nos genera buenas ganancias.
Responsable:
Gheraldine palacio Varela,
Gerente
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA DE EMISION: 20/03/2015
FECHA DE REVISION: 28/07/2018
REVISION: 5
Planeación
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Transferencia
Disposición de Documentos
Preservación a largo plazo
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Es la generación de documentos en
cumplimiento de sus funciones. Comprende los aspectos de origen, creación y
diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada área, por lo que éstas deben tener en cuenta los formatos
normalizados, las firmas autorizadas y el número de copias que se van
producir.
8. CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Circular reglamentaria: Es toda
comunicación que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y
Estatutos que rigen en la Boutique de obligatorio cumplimiento, que contiene la
reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de
la alta dirección deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la
Boutique.
9. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
POR SU CONTENIDO
Ordinaria: Trata asuntos de carácter
general, memorandos, comunicativos que informan sobre operaciones
administrativas que no se consideren confidenciales.
Confidencial: Informa sobre temas
referentes al personal y trámites administrativos, informes y asuntos de
investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y
otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de
los cuales tendrán conocimiento determinados empleados.
Inventario
El inventario es una
relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de
una empresa o
persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal era que los
inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero
ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una
empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con
papel.
El inventario es:
·
detallado porque se especifican las características de cada uno de los
elementos que integran el patrimonio.
·
ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas
correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
·
valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial
en unidades monetarias.
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